Zachte kant van projecten

Steeds vaker merken we binnen de grotere (technische) projecten die we vanuit Het Projectmanagementbureau bedienen dat er weinig tijd overblijft voor de ‘zachte kant’ van het samenwerken.

Zo duiken samenwerkingspartners vanwege deadlines, maar ook vanwege enthousiasme, meteen de inhoud in en gaan daarbij volledig voorbij aan het feit dat werken binnen eenzelfde project veel meer is dan verantwoordelijk zijn voor je eigen expertise.

Tijd, ruimte en interesse om echt even kennis te maken met degenen waarmee je gedurende een lange periode intensief contact gaat hebben, ontbreken. En deze onwetendheid over elkaars kernwaarden, eigenschappen, karakters en werkmethoden blijkt meer dan eens de oorzaak van frustraties en vertragingen. Het lijkt alsof men als samenwerkingspartner alleen oog heeft voor het ‘werk’ en minder voor het ‘samen’.

Zonde! Wij weten namelijk als geen ander dat het investeren in de zachte kant van de samenwerking een directe investering is in het succesvolle verloop van een project.

Daarom streven wij ernaar om aan het begin van onze projecten altijd onze fameuze ‘Zachte Kant-Sessies’ te organiseren. Met deze sessies bieden we samenwerkingspartners een solide basis voor een fijne samenwerking.

Tijdens deze sessies behandelen we dan de volgende onderwerpen en geven hierbij de tips:

🤝 Investeren in de relatie leidt tot wederzijds begrip
– Maak kennis met alle teamleden en vertel over je karakter, drijfveren en privésituatie, maar vertel ook over je zwakten en frustraties.
– Ga in gesprek met de omgeving (stakeholders bij gemeente, bewoners, voorbijgangers).
– Blijf gedurende het project investeren in de relatie. Deel leuke gebeurtenissen uit je privé of zakelijke leven, maar stel ook vragen aan je samenwerkingspartners.

✍️ Maak afspraken over afspraken
– Spreek af dat afspraken die mondeling worden gemaakt ook altijd worden vastgelegd. Typ bijvoorbeeld al tijdens een overleg mee en deel dit, indien mogelijk, op een groot scherm of middels een digitaal document.
– Afspraak is afspraak. Het lijkt vanzelfsprekend, maar dat is het niet altijd. Door je aan je afspraken te houden, stimuleer je de onderlinge vertrouwensband.

🗣️ Communicatie ten tijde van een incident
– Start ten tijde van frustraties altijd met het benoemen van feiten en constateringen. Beschrijf de 4G’s: Gebeurtenis (feitelijk), Gedrag, Gevolg en uiteindelijk Gewenste gedrag (= feedback).
– Stel open vragen (waarom, hoe, wat, wie en waar) in plaats van gesloten vragen die richting geven aan je eigen oplossing.

Merk jij dat jouw project spaak loopt vanwege onbegrip over elkaars handelwijze? Of staat er een project op de planning dat ook baat heeft bij een fijne zachte kant?

Neem eens contact op met Peter, Jan-Hendrik Vos of Maurice of bel 0628819243.

Foto: Het vastleggen van gemaakte afspraken in het team van de Gemeente Schouwen-Duiveland bij het gebruik van de nieuwe raamovereenkomst GWW-werken.

#Projectmanagementbureau #PMB #projectmanagement #samenwerken